En Housfy somos conscientes que en un hogar, lo que más se busca es la tranquilidad. En comunidades grandes, esto se consigue estableciendo una relación de confianza entre propietarios. Una de las mejores maneras de conseguir esta seguridad y una mejora en la gestión de fincas, pasa por dirigir el fondo de reserva con total transparencia.
A continuación vamos a desgranar las herramientas tecnológicas, los requisitos legales del CGCAFE (Consejo General de los Colegios de Administradores de Fincas de España) y las mejores prácticas de administradores líderes. La intención es que seas capaz de garantizar la transparencia y realizar auditorías de las cuentas de tu comunidad sin complicaciones. En muchas ocasiones, se necesita contratar los servicios de un administrador de fincas como Housfy.
Acceso digital y comunicación proactiva
En el sector inmobiliario, transparencia es sinónimo de correspondencia. En otras palabras, se basa en el establecimiento de un flujo de información bidireccional constante y sencillo. El administrador ofrece canales accesibles que permita a los propietarios consultar ingresos, gastos y saldos en tiempo real, como la plataforma digital MyHousfy. Es vital que el administrador comunique las decisiones operativas y financieras de forma oportuna y clara.
Controles internos y rendición de cuentas
Para blindar las cuentas, es crucial implementar controles internos estrictos. Esto incluye separar las funciones; quien autoriza un pago no debería ser la misma persona que realiza las conciliaciones. Además, se deben realizar auditorías periódicas e independientes que confirmen la integridad financiera. Estos resultados deben comunicarse a todos los propietarios para mantener la máxima confianza y evitar fraudes.
Pasos clave para auditar el fondo de reserva
Una gestión transparente requiere metodología. Por ello, si has decidido tomar las riendas y verificar la salud financiera de tu comunidad, la clave es la organización. A continuación, desglosamos la ruta a seguir, comenzando por el primer paso esencial.
Preparación y verificación inicial
Para iniciar una auditoría, se debe solicitar al administrador todos los registros contables y extractos bancarios del fondo. Es vital revisar la normativa (como el 10% obligatorio en España por LPH) y comparar los registros con la realidad física. Si el fondo se usó en una reparación, documentar el estado con una inspección física es fundamental para validar las cuentas.
Control contable y presentación de hallazgos
Se debe realizar una auditoría externa para una opinión imparcial sobre la gestión del fondo. El auditor debe revisar que el fondo esté registrado correctamente y que todos los movimientos (ingresos y gastos) estén justificados y aprobados. En caso de inconsistencias, se elabora un informe detallado que debe presentarse en una Junta de Propietarios para tomar decisiones conjuntas y acordar futuras acciones.
