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Proceso de contratar a una administración de fincas

El procedimiento para contratar los servicios de una administración de fincas se resume en los pasos siguientes:

1. Buscar y comparar los servicios de varios administradores de fincas para encontrar los que ofrecen mejores servicios para nuestra comunidad de propietarios.
2. Convocar una Junta Extraordinaria de propietarios para presentar todas las opciones que hemos recopilado y escoger la más adecuada. Para poder celebrar la Junta será necesario que al menos estén presentes el 25 % de los propietarios de la comunidad.  Si no es convocada por el Presidente, en este caso la mayoría de los asistentes si votan que si será válido.
3. Someter a votación las opciones. Solo se podrá contratar al administrador de fincas en cuestión si se cuenta con la mayoría de votos y asistentes.
4. Realizar un acta de la Junta y enviar al administrador elegido de fincas la documentación que éste pueda necesitar para empezar a trabajar en nuestra comunidad.

Ventajas de contratar a un administrador de fincas

Son muchos los que han recurrido ya a los servicios de los administradores de fincas para gestionar sus comunidades de propietarios. Por ello, si no conoces cuáles son las ventajas de contratar a un administrador de fincas, te explicamos sus principales beneficios a continuación:

• Gestión de una finca por parte de un profesional especializado con experiencia y conocimientos  en el ámbito jurídico legal y contable.
• Ahorro de tiempo y esfuerzos por parte de los propietarios en trámites legales, tareas y procedimientos.
• Evita problemas entre vecinos, ya que entre las funciones de un administrador de fincas se encuentra la mediación en conflictos.
• Mantiene a la comunidad de propietarios al día sobre cambios en las legislaciones que afectan a la finca y sobre las subvenciones públicas a las que se puede optar.

Legislación: Propiedad horizontal

La Ley de la Propiedad Horizontal es la normativa encargada de regular las comunidades de propietarios e implantar los derechos y obligaciones de estos. 

También, en esta legislación se regulan asuntos de las comunidades de vecinos como, por ejemplo, la celebración de juntas o las normas de convivencia de la finca, entre otros.

Uno de los aspectos más importantes regulados por esta normativa es qué documentos legales son necesarios para la gestión de una finca. Así, la Ley de Propiedad Horizontal establece que los documentos siguientes deberá entregarlos el administrador a la finca en un plazo de un mes:

1. Listado en el que se enumeren las propiedades, coeficientes, propietarios, teléfonos y direcciones de estos y forma de pago de los recibos.
2. Listado donde aparezcan las últimas cuotas emitidas por los propietarios, con indicación de las posibles modificaciones.
3. Una fotocopia de la última nómina que recibió cada uno de los empleados de la comunidad.
4. Una fotocopia de los últimos seguros sociales abonados por la comunidad.
5. La tarjeta de identificación fiscal y sus etiquetas para poder abonar los impuestos pertinentes.
6. Contrato que la comunidad de propietarios tiene con su entidad bancaria.
7. Lista de los proveedores de la comunidad, indicando un teléfono de contacto de cada uno de ellos.
8. Contrato de la póliza de seguros contratada en la finca.
9. Sello utilizado en la comunidad de propietarios.
10. Libro de actas que se está utilizando en las Juntas de vecinos.
11. Una copia de los Estatutos y del Título constitutivo de la finca.
12. Talonarios o pagarés que se utilicen indicando el banco al que pertenecen.
13. Copia de la última indicación realizada en los recibos que se abonan en la comunidad.

Además, el administrador tendrá que proporcionar en 45 días documentación de tipo contable, fiscal y legal de la comunidad de propietarios que se haya guardado históricamente.