La implantación de un Canal de Denuncias en GRUP HOUSFY tiene como objetivo constituir un mecanismo eficaz, para que, a través de la colaboración de todos sus miembros, se puedan detectar irregularidades que puedan poner en riesgo la reputación e imagen de la empresa.
A través del canal de denuncias, cualquier persona podrá presentar sus sospechas, dudas, sugerencias o quejas, así como denuncias sobre situaciones susceptibles de generar un riesgo penal.
Constituye una oportunidad para impulsar la gestión del buen gobierno corporativo e integrar la cultura de la prevención penal en la dinámica cotidiana de GRUP HOUSFY, para crear un clima de confianza y dotarla de una mayor transparencia, máxime cuando el comportamiento inadecuado de una sola persona puede potencialmente dañar nuestra imagen y reputación.
Este canal de denuncias sustenta su funcionamiento sobre unos principios derivados de la finalidad perseguida, a saber:
Se aplica a todas las comunicaciones realizadas a través del canal de denuncias relativas a las dudas, reclamaciones, irregularidades e infracciones, así como sobre situaciones susceptibles de generar un riesgo penal en GRUP HOUSFY.
Empleados, directores de departamento, directores de área, representantes y administradores, proveedores, colaboradores y clientes de GRUP HOUSFY.
El órgano responsable de la gestión del canal de denuncias es la Unidad de Cumplimiento. Y la toma de decisiones y resolución corresponde al Órgano de Administración de la entidad.
La Unidad de Cumplimiento, será quien recepcione, examine e investigue las denuncias. Igualmente, realizará un informe del que dará traslado al Órgano de Administración con el resultado de la investigación y emitirá una propuesta de resolución.
A través de la página web, en el apartado “Canal de denuncias” se efectuará la comunicación de los hechos que la motivan. Para ello, se pone a disposición de los interesados el siguiente enlace canal de denuncias.
Las comunicaciones serán recepcionadas directamente por la Unidad de Cumplimiento. En caso de que los hechos denunciados sí constituyan una infracción, se iniciará el procedimiento de investigación, ofreciendo a las personas investigadas todas las garantías y derechos constitucionales.
La apertura del procedimiento de investigación lleva aparejada la puesta en marcha de todos los mecanismos de la organización para el esclarecimiento de los hechos, estando todos los empleados obligados a colaborar con la Unidad de Cumplimiento, siempre que ésta lo requiera. La Unidad de Cumplimiento será el órgano encargado de supervisar la investigación llevada a cabo sobre la denuncia planteada.
Para su admisión y adecuada tramitación, las denuncias deberán contener necesariamente los siguientes datos:
Una vez recibida la denuncia la Unidad de Cumplimiento comprobará que contiene los requisitos necesarios para su admisión y examinará los hechos denunciados a fin de confirmar que se refieren a dudas, reclamaciones, irregularidades o infracciones de la empresa o sobre situaciones susceptibles de generar un riesgo penal.
Una vez comprobados estos extremos se procederá a su registro e investigación; en caso contrario, se procederá a su archivo que será comunicado al denunciante.
No obstante lo anterior, aquellas denuncias en las que aun no constando los datos del denunciante se aporten datos, documentos y evidencias sobre irregularidades e infracciones, así como sobre situaciones susceptibles de generar un riesgo penal en GRUP HOUSFY serán sometidas a análisis, registro e investigación.
En el caso de que algún miembro de la Unidad de Cumplimiento o el Órgano de Administración sean objeto de una denuncia, este hecho se pondrá inmediatamente en conocimiento del Consejero Delegado de la entidad que a partir de ese momento será el encargado de la instrucción y resolución de la misma.
La Unidad de Cumplimiento a la vista de los hechos descritos en la denuncia recabará la información y documentación necesaria para su esclarecimiento.
Una vez haya obtenido la información y pruebas necesarias, dará traslado del contenido de la denuncia al denunciado – sin datos del denunciante- a fin de que pueda ser oído y realizar las alegaciones que en su defensa estime oportunas.
A la vista de la investigación realizada, pruebas obtenidas (documental, pericial y testifical), oídas las manifestaciones del denunciado y examinadas las pruebas que en su caso aporte, la Unidad de Cumplimiento emitirá un informe que contenga todos los datos de la investigación, y una propuesta motivada de resolución.
Este informe será trasladado al Órgano de Administración a fin de que tome la decisión correspondiente.
En el caso de que algún miembro de la Unidad de Cumplimiento fuese objeto de una denuncia, este hecho se pondrá inmediatamente en conocimiento del Órgano de Administración que a partir de ese momento será el encargado de la instrucción y emisión del informe, correspondiendo al Consejero Delegado de la entidad la resolución de la misma.
A la vista del informe y de la propuesta de resolución el Órgano de Administración podrá adoptar las siguientes decisiones:
La resolución se comunicará a denunciante y denunciado.
En la implantación del canal de denuncias GRUP HOUSFY está comprometido con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y con el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS) en consecuencia los datos personales que se recaben en el marco del Canal de Denuncias:
GRUP HOUSFY se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.
GRUP HOUSFY,
calle Tánger 35
(08018) Barcelona
Correo electrónico: legal@housfy.com
Datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPO):
dpo@housfy.com
Tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de gestión del canal de denuncias internas con la finalidad de informar al responsable de los actos o conductas, acontecidos en la entidad o causados por terceros que contraten con ella, y que pudieran ser contrarios a la normativa general o sectorial que le sea aplicable.
En el caso de que no facilite sus datos personales, no podremos cumplir con las finalidades descritas.
No se van a tomar decisiones automatizadas en base a los datos proporcionados.
Los datos se conservarán durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar la investigación de los hechos denunciados. El plazo máximo será de tres meses desde su entrada en el sistema, salvo que la finalidad de su conservación sirva como evidencia del funcionamiento del modelo de prevención, en este caso, se mantendrán los datos anonimizados. (LOPDGDD art. 24.4)
Le indicamos la base legal para el tratamiento de sus datos:
Los datos se comunicarán a los siguientes destinatarios:
Fuerzas y cuerpos de la Seguridad del Estado; Organismos Jurisdiccionales; Ministerio Fiscal, con la finalidad de Denunciar la comisión de un posible delito (requisito legal).
No están previstas transferencias de datos a terceros países.
Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si en GRUP HOUSFY estamos tratando, o no, datos personales que les conciernan.
Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. Igualmente tiene derecho a la portabilidad de sus datos.
En determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. En este caso, GRUP HOUSFY dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
Cuando se realice el envío de comunicaciones comerciales utilizando como base jurídica el interés legítimo del responsable, el interesado podrá oponerse al tratamiento de sus datos con ese fin.
El consentimiento otorgado es para todas las finalidades indicadas cuya base legal es el consentimiento del interesado. Tiene derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
En caso de que sienta vulnerados sus derechos en lo concerniente a la protección de sus datos personales, especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Autoridad de Control en materia de Protección de Datos competente a través de su sitio web: https://www.aepd.es/es.
Los datos personales que tratamos en GRUP HOUSFY proceden de la denuncia presentada por los sujetos interesados que mantienen una relación laboral, comercial y de prestación de servicios con la entidad.
Las categorías de datos que se tratan son: