Muchas comunidades de vecinos están descontentas con su gestor, pero no saben cómo cambiar de administrador de fincas sin cometer errores que invaliden el acuerdo.
Sobre mayorías, plazos y cartas circulan muchas cifras y no todas son ciertas. Te explicamos qué dice la ley en cada paso y qué te toca hacer en cada caso.
Lo más importante de este artículo:
- El cambio lo decide siempre la junta de propietarios, que puede votar el cese del administrador actual y el nombramiento del nuevo en la misma reunión si los dos puntos figuran en el orden del día.
- Según la Ley de Propiedad Horizontal, en primera convocatoria hace falta la mayoría del total de propietarios que represente también la mayoría de las cuotas, y en segunda basta la mayoría de los asistentes con más de la mitad de las cuotas presentes. En Cataluña solo cuentan los propietarios que participan en la votación.
- Si el cese llega antes de que termine el mandato, la ley estatal exige que la junta se convoque en sesión extraordinaria, y conviene revisar el contrato por si prevé alguna penalización.
- La Ley de Propiedad Horizontal no obliga a enviar una carta de cese, pero conviene mandarla por burofax o por otro medio que deje constancia, con una copia del acta firmada.
- La ley estatal no fija un plazo para que el administrador saliente entregue la documentación, así que conviene marcarlo en la carta y empezar por las claves y las firmas de las cuentas bancarias.
En este artículo aprenderás:
- ¿Cómo se cambia de administrador de fincas?
- ¿Es obligatoria la carta de cese al cambiar de administrador de fincas?
- ¿Qué mayoría hace falta para cambiar de administrador de fincas?
- ¿Cuándo conviene cambiar de administrador de fincas y por qué motivos?
- ¿Cómo se convoca la junta y qué recoge el acta al cambiar de administrador?
- ¿Qué documentación hay que exigir al administrador saliente?
- ¿Cómo gestiona Housfy el cambio de administrador?
¿Cómo se cambia de administrador de fincas? Pasos de la junta al traspaso
Para cambiar de administrador de fincas, la junta de propietarios tiene que votar el cese del actual y el nombramiento del nuevo, levantar el acta, comunicar el cese al saliente y exigirle la documentación. Todo empieza por incluir esos dos puntos en el orden del día.
El cambio de administrador de fincas lo decide siempre la junta de propietarios. Ni el presidente ni un grupo de vecinos pueden cesarlo por su cuenta; nombrar y remover cargos es de las competencias que la Ley de Propiedad Horizontal reserva a la junta.
Estos son los pasos, en orden:
- Elige al nuevo administrador; pide varios presupuestos y lleva a la junta una propuesta concreta.
- Pide al presidente que convoque la junta con 2 puntos en el orden del día; el cese del administrador actual y el nombramiento del nuevo.
- Votad ambos puntos en la junta con la mayoría que exige la ley.
- Cierra el acta con los acuerdos, firmada por el presidente y el secretario, y envíala a todos los propietarios.
- Comunica el cese al administrador saliente de forma fehaciente (por un medio que deje prueba del envío y del contenido, como el burofax).
- Exige la entrega de la documentación, los libros y las claves, y cambia las firmas autorizadas de las cuentas bancarias.
Según nuestros administradores de fincas, conviene votar el nombramiento del nuevo administrador en la misma junta en la que se vota el cese. Si no se hace, la Ley de Propiedad Horizontal atribuye las funciones de administrador al presidente de la comunidad.
Modelo de carta para el cambio de administrador de fincas (carta de cese): ¿Es obligatoria?
La carta de cese no es obligatoria al cambiar de administrador de fincas, porque la Ley de Propiedad Horizontal no exige comunicar el cese por escrito. Aun así, conviene enviarla de forma fehaciente y con el acta adjunta, para dejar constancia y fijar un plazo de entrega.
El cese no depende de la carta; los acuerdos son ejecutivos desde que el acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario. La carta sirve para que el saliente no pueda alegar que no conocía la decisión y para pedirle la documentación.
Para dejar constancia, lo más seguro es el burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, o la entrega en mano con un recibí firmado. Un correo electrónico simple es más fácil de discutir si después surge un conflicto.
Antes de copiar el modelo de carta de cambio de administrador de fincas, reúne estos datos:
- Nombre del administrador saliente y dirección de su despacho.
- Dirección de la comunidad y el NIF de la comunidad (el antiguo CIF).
- Fecha de la junta en la que se acordó el cese y su carácter (ordinaria o extraordinaria).
- Nombre del nuevo administrador, para que el saliente sepa a quién entregar la documentación.
- Plazo que fija la comunidad para la entrega y lugar donde debe hacerse.
[Nombre y apellidos del presidente o presidenta]
Presidente/a de la Comunidad de Propietarios [dirección completa de la comunidad]
NIF de la comunidad: [número]
A la atención de [nombre o razón social del administrador saliente]
[Dirección del despacho]
[Localidad], a [fecha]
Asunto: comunicación de cese como administrador de la comunidad y requerimiento de entrega de documentación
Estimado/a señor/a:
Le comunico que la junta de propietarios de la Comunidad de Propietarios [dirección], celebrada el [fecha] en sesión [ordinaria/extraordinaria], acordó su cese como administrador de la comunidad con efectos desde el [fecha], así como el nombramiento de [nombre o razón social del nuevo administrador] como nuevo administrador. Le adjunto copia del acta de la reunión.
En consecuencia, le requiero para que, en el plazo de [número] días naturales desde la recepción de esta carta, entregue a [nombre del nuevo administrador o del presidente/a], en [lugar], toda la documentación de la comunidad que obra en su poder y, en particular:
- Libros de actas y documentación de las juntas.
- Cuentas, presupuestos, extractos bancarios y justificantes de ingresos y gastos.
- Relación de propietarios, cuotas de participación y deudas pendientes.
- Contratos con proveedores y pólizas de seguro vigentes.
- Claves, certificados y autorizaciones de acceso a las cuentas y a las plataformas de la comunidad.
- Expedientes de obras, siniestros y procedimientos judiciales en curso.
Le ruego, asimismo, que nos facilite el saldo de las cuentas a la fecha de su cese y la liquidación de su gestión hasta esa fecha.
Quedo a su disposición para coordinar la entrega.
Atentamente,
[Firma]
[Nombre y apellidos del presidente o presidenta]
Sustituye los campos resaltados entre corchetes por los datos de tu comunidad.
Adjunta siempre una copia del acta firmada, porque es la prueba de que el cese lo decidió la junta. Si el acta aún no está cerrada, espera a tenerla: la ley da diez días naturales desde la junta para cerrarla con las firmas.
- Consejo de experto: Guarda el justificante del burofax y la certificación de su contenido junto al libro de actas. Es la prueba de que la comunidad requirió la entrega en una fecha concreta y con una lista cerrada de documentos.
¿Qué mayoría hace falta para cambiar de administrador de fincas?
La mayoría necesaria para cambiar de administrador de fincas es, en primera convocatoria, la del total de propietarios que represente también la mayoría de las cuotas. En segunda basta la mayoría de los asistentes con más de la mitad de las cuotas presentes; Cataluña tiene su propia regla.
La Ley de Propiedad Horizontal no fija una mayoría especial para el cese, así que se aplica su regla general; el voto de la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación.
La cuota de participación es el porcentaje que cada piso o local tiene asignado en el título constitutivo (la escritura que divide el edificio en pisos) y que pesa en las votaciones y en los gastos.
| Situación | ¿Quién cuenta? | ¿Mayoría exigida? |
|---|---|---|
| Primera convocatoria (ley estatal) | Todos los propietarios de la comunidad, asistan o no | Mayoría del total de propietarios que, además, represente la mayoría del total de las cuotas |
| Segunda convocatoria (ley estatal) | Solo los asistentes, presentes o representados | Mayoría de los asistentes que represente más de la mitad de las cuotas de los presentes |
| Cataluña (Código Civil de Cataluña) | Los propietarios que participan en la votación, en persona, representados o con voto delegado | Mayoría simple de esos propietarios que represente también la mayoría simple de sus cuotas |
En primera convocatoria la ley estatal cuenta a todos los propietarios, no solo a los que acuden. La confusión viene de mezclar la regla de la segunda convocatoria con la de la primera, o la ley estatal con la catalana.
Un ejemplo ilustrativo ayuda a ver los votos necesarios para cambiar de administrador de fincas en un edificio de 20 pisos con la misma cuota (el 5% cada uno) y sin propietarios privados del voto:
En primera convocatoria hacen falta al menos 11 votos a favor (el 55% de las cuotas), y en segunda, si asisten 8 propietarios, bastan 5 votos a favor (el 25% de las cuotas, frente al 40% presente).
- Hecho: Si no se alcanza la mayoría en ninguna de las dos convocatorias, la ley estatal permite pedir al juez, en el mes siguiente a la segunda junta, que resuelva lo que proceda.
- Nuestra valoración: Acudir al juzgado retrasa el cambio y tiene costes para la comunidad, así que es una salida para casos de bloqueo, no un plan.
- Nuestra recomendación: Antes de la junta, pide a los vecinos que no puedan acudir que firmen una autorización para que otro propietario los represente, de modo que su voto cuente.
¿Qué cambia en Cataluña?
En Cataluña, la propiedad horizontal se rige por el Código Civil de Cataluña, que calcula la mayoría solo con los propietarios que participan en cada votación. El acuerdo sale adelante si los votos y las cuotas a favor superan a los votos y las cuotas en contra.
La ley catalana no fija una mayoría propia para el cese, por lo que lo razonable es aplicar la regla general de mayoría simple. Los cargos duran un año, se prorrogan hasta la siguiente junta ordinaria y es la junta quien los nombra y los remueve.
¿Cuándo conviene cambiar de administrador de fincas y por qué motivos?
Conviene cambiar de administrador de fincas cuando la comunidad pierde el control de sus cuentas o de su gestión. El momento más sencillo es la junta ordinaria; si el mandato no ha terminado, la ley estatal exige una junta extraordinaria para el cese.
Estos son algunos motivos habituales:
- Falta de transparencia; no presenta las cuentas con detalle o tarda en enseñar facturas y extractos.
- Liquidaciones que no cuadran; los saldos que presenta no coinciden con los extractos bancarios.
- Gestión en papel; no hay forma de consultar las cuentas o los documentos sin pedirlos uno a uno.
- Cobros indebidos; aparecen gastos u honorarios que la junta no aprobó.
- Falta de respuesta; las averías y consultas se quedan sin atender.
Según nuestros administradores de fincas, la junta tiene que aprobar las cuentas cada año; unas liquidaciones que no cuadran es de los motivos principales para cambiar de administrador de fincas. Pide por escrito los extractos y justificantes de los gastos que no cuadran.
Si te preguntas cuándo cambiar de administrador de comunidad, el momento más sencillo es la junta ordinaria anual, porque el nombramiento dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa.
Si no quieres esperar, la ley permite remover al administrador antes de que acabe su mandato si la junta se convoca en sesión extraordinaria.
- Hecho: La junta puede cesar al administrador antes de que termine su mandato, pero el contrato firmado con él puede fijar una duración, un preaviso o una penalización.
- Nuestra valoración: Un cese anticipado sin una causa justificada puede abrir la puerta a una reclamación de indemnización, mientras que uno bien documentado reduce ese riesgo.
- Nuestra recomendación: Revisa el contrato antes de convocar la junta y, si hay incumplimientos, reúne las pruebas (correos, extractos o facturas) para que consten en el acta.
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¿Cómo se convoca la junta y qué recoge el acta al cambiar de administrador?
La junta para cambiar de administrador la convoca el presidente o, según la ley estatal, la piden la cuarta parte de los propietarios o quienes sumen el 25% de las cuotas, con el cese y el nombramiento en el orden del día. El acta recoge ambas votaciones.
La convocatoria de la junta tiene que indicar los asuntos que se van a tratar, el lugar, el día y la hora. Además, debe incluir un listado de propietarios que no están al corriente de pago y advertirles de que pueden quedarse sin derecho a voto.
Para la junta ordinaria anual, la citación se envía con al menos 6 días de antelación, y para las extraordinarias, con la que sea posible para que llegue a todos. En Cataluña la antelación mínima general es de 8 días naturales, salvo en las juntas extraordinarias para asuntos urgentes.
Cualquier propietario puede pedir por escrito al presidente que incluya un asunto, y el presidente debe llevarlo al orden del día de la siguiente junta. Es la vía para forzar que se vote el cese si el presidente no lo propone por iniciativa propia.
| Documento | ¿Qué debe constar? | ¿Quién lo firma o lo envía? |
|---|---|---|
| Convocatoria | Asuntos a tratar; lugar, día y hora de la primera y la segunda convocatoria; lista de propietarios con deudas | El presidente o, en su defecto, los propietarios que promueven la junta |
| Orden del día | 2 puntos separados; cese del administrador actual y nombramiento del nuevo, con sus condiciones | Forma parte de la convocatoria |
| Acta | Fecha y lugar; autor de la convocatoria; carácter ordinario o extraordinario; primera o segunda convocatoria; asistentes y representados con sus cuotas; orden del día; acuerdos con los votos y las cuotas a favor y en contra cuando sea relevante | El presidente y el secretario, al terminar la junta o en los 10 días naturales siguientes |
Este es un modelo de acta de la comunidad de propietarios para el cambio de administrador, solo con los dos puntos que afectan al cambio:
Orden del día
- Cese de [nombre o razón social del administrador actual] como administrador de la comunidad.
- Nombramiento de [nombre o razón social del nuevo administrador] como administrador de la comunidad y aprobación de sus honorarios.
Acuerdos
Punto 1. Sometido a votación el cese de [nombre del administrador actual] como administrador de la comunidad, votan a favor [número] propietarios, que representan el [porcentaje] % de las cuotas de participación, y en contra [número] propietarios, que representan el [porcentaje] % de las cuotas. Se acuerda su cese con efectos desde el [fecha] y se faculta al presidente/a para comunicárselo y requerirle la entrega de toda la documentación de la comunidad.
Punto 2. Sometido a votación el nombramiento de [nombre del nuevo administrador] como administrador de la comunidad, por el plazo de [un año / el que fijen los estatutos] y con unos honorarios de [importe] €, votan a favor [número] propietarios, que representan el [porcentaje] % de las cuotas, y en contra [número] propietarios, que representan el [porcentaje] % de las cuotas. Se acuerda su nombramiento con efectos desde el [fecha].
Sustituye los campos resaltados entre corchetes por los datos de tu comunidad.
- Consejo de experto: Redacta el cese y el nombramiento como 2 puntos distintos del orden del día. Así cada acuerdo queda votado y recogido por separado en el acta, con sus propios votos y cuotas.
¿Qué documentación hay que exigir al administrador saliente?
La documentación que hay que exigir al administrador saliente son los libros de actas, las cuentas y los extractos, los contratos, las pólizas y las claves bancarias de la comunidad. La ley estatal no fija un plazo de entrega, así que conviene marcarlo en la carta y reclamarlo por escrito.
El administrador es quien tiene la custodia de la documentación de la comunidad; tras el cese, tiene la obligación de devolverla. La entrega la hace el administrador saliente en el plazo fijado por carta, porque la ley estatal no establece ninguno.
| Documentación | Prioridad | ¿Qué hacer si no la entrega? |
|---|---|---|
| Claves, firmas autorizadas y extractos de las cuentas bancarias | Primera: Sin ellas no se pueden cobrar cuotas ni pagar recibos | El presidente consulta en el banco qué documentación necesita; lo habitual es presentar el acta del nombramiento |
| Relación de propietarios, cuotas y deudas pendientes | Alta: Es la base para emitir recibos y reclamar a los morosos | Reconstruirla con el título constitutivo y los recibos que conserven los vecinos |
| Contratos con proveedores y pólizas de seguro | Alta: Hay que saber qué servicios y coberturas siguen vigentes | Pedir copia a cada proveedor y a la aseguradora |
| Cuentas, presupuestos, facturas y justificantes | Media: Permiten comprobar el saldo y la liquidación del saliente | Pedir al banco los movimientos del periodo y compararlos con la liquidación |
| Libros de actas y documentos de las juntas | Media: Recogen los acuerdos vigentes | Nuevo requerimiento por burofax y, si sigue sin entregarlos, reclamación judicial |
| Expedientes de obras, siniestros y juicios en curso | Media: Pueden tener plazos abiertos | Pedir información a los técnicos, a la aseguradora y a los abogados que los lleven |
Si el administrador saliente no entrega la documentación en el plazo fijado, el primer paso es hacer un nuevo requerimiento vía burofax. Si sigue sin hacerlo, una de las funciones del presidente de la comunidad es representar a la comunidad en el juicio.
Consejo Housfy:
Cuando recibas la documentación, firma con el administrador saliente un acta de entrega con la lista de todo lo recibido y la fecha. Si después falta algo, tendrás por escrito qué se entregó y qué no.
¿Cómo gestiona Housfy el cambio de administrador?
Housfy gestiona el cambio de administrador acompañando a la comunidad y encargándose de buena parte del papeleo del traspaso. Una empresa puede asumir ese trabajo, pero el cese y el nombramiento siempre los vota la junta de propietarios.
Con lo que llamamos "Portabilidad Housfy", nuestro equipo se pone en contacto con el administrador saliente y recoge la documentación física, la digitaliza y revisa el estado de las cuentas. La carta de cese la firma el presidente.
Una vez dentro, los propietarios pueden consultar las cuentas, las facturas y el control de la morosidad desde un área privada. La comunidad cuenta, además, con asesoramiento legal propio.
También revisamos los costes de la comunidad para detectar dónde se puede ahorrar en el presupuesto, con un ahorro máximo de hasta 3.000€ conseguido en el primer año de gestión de una comunidad.
Consejo Housfy:
Pide que el presupuesto del nuevo administrador detalle los honorarios y los servicios incluidos, para que la junta pueda compararlo con lo que paga ahora. Puedes pedir un presupuesto de administración de fincas para tu comunidad antes de convocarla.
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Nosotros somos tu administrador de confianza, lo hacemos todo por vuestra comunidad de vecinos
Preguntas frecuentes (FAQ's)
¿Puede una comunidad de propietarios cesar al administrador en cualquier momento?
La comunidad de propietarios puede cesar al administrador antes de que acabe su mandato, pero, según la ley estatal, tiene que hacerlo en una junta convocada en sesión extraordinaria. Si espera al final del mandato, puede votarlo en la junta ordinaria.
¿Tiene que indemnizar la comunidad al administrador si lo cesa antes de que acabe su mandato?
La comunidad no tiene que indemnizar al administrador en todos los casos, porque depende de lo que diga el contrato y de si hay una causa justificada. Si el contrato fija una duración o una penalización y el cese no está justificado, el administrador podría reclamar.
¿Puede la comunidad nombrar al nuevo administrador en la misma junta en la que cesa al anterior?
La comunidad puede nombrar al nuevo administrador en la misma junta en la que cesa al anterior, siempre que los dos puntos figuren en el orden del día.
¿Quién firma el cambio de titularidad de las cuentas bancarias de la comunidad tras cambiar de administrador?
El cambio en las cuentas bancarias de la comunidad lo firma normalmente el presidente, que la representa, presentando en el banco el acta del nombramiento. La titular sigue siendo la comunidad; lo que cambia son las personas autorizadas, y cada entidad fija sus requisitos.
Las imágenes de este artículo se han generado con inteligencia artificial. Sirven para ilustrar visualmente los conceptos explicados y facilitar su comprensión.
