El cierre de año es un momento clave para cualquier comunidad de propietarios. Es cuando se revisa lo que se ha hecho durante el año, cómo se han manejado las cuentas y qué se puede mejorar para el próximo. Este proceso no solo asegura que todo esté en orden, sino que también ayuda a planificar el transcurso del próximo año.
¿Por qué es importante el cierre de año para una comunidad de propietarios?
El cierre de año en una comunidad de propietarios consiste en hacer balance de la propia economía: se revisan ingresos, gastos y si se ha cumplido con el presupuesto aprobado…
Pero no se trata solo de hacer números, es una oportunidad para detectar posibles problemas y evitarlos el año siguiente para asegurarse de que se mejora cada vez más.
Así, se puede saber con claridad cómo se ha usado el dinero común y cuál es la situación económica de la comunidad, para poder decidir el presupuesto del año siguiente.
Normalmente, el cierre de año lo realiza el administrador de fincas o en su ausencia el presidente de la comunidad de propietarios en diciembre. No obstante, todos los propietarios tienen derecho a revisar la información y estar al tanto.
Cómo preparar el cierre de año en una comunidad de propietarios
Aunque pueda parecer complicado, el cierre de año se basa en estos pasos:
1. Reunir todos los documentos importantes
Lo primero es recopilar todo el papeleo relacionado con los ingresos y gastos del año en la comunidad de propietarios: facturas, recibos, extractos bancarios, contratos de servicios, etc.
2. Revisar los gastos y comprobar si se ha cumplido el presupuesto
Verificar que toda entrada y salida de dinero en la comunidad de propietarios esté bien justificada, y contrastar el presupuesto que se planteó con los gastos finales.
¿No se gastó lo que se tenía previsto? Es útil identificar las razones, ayudará a evitar problemas similares en el futuro.
3. Preparar un informe económico
Elaborar un resumen para informar a la comunidad con el balance de los ingresos y gastos del año, el estado de la cuenta bancaria de la comunidad y la información sobre posibles deudas o pagos pendientes.
4. Planificar el presupuesto para el próximo año
Con lo observado este año se debe preparar el presupuesto del siguiente. Esto incluye prever los gastos habituales y las reparaciones o mejoras que pueda necesitar la comunidad, dejando siempre margen para gastos imprevistos. Si es necesario, también se pueden ajustar las cuotas de los propietarios.
5. Presentar el cierre de año a la comunidad de propietarios
El cierre de año culmina con la junta de propietarios, donde se presenta el informe realizado con todo lo sucedido ese año y el presupuesto del siguiente para informar a los vecinos y ser aprobados.
Finalmente, se debe guardar toda la documentación generada y asegurarse de que los propietarios tengan acceso a ella, ya sea en formato físico o digital.
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