Cuando en una comunidad de vecinos aparecen problemas de impagos, la figura del administrador de fincas cobra una especial relevancia. No solo se encarga de la gestión económica o contable, sino que lidera el seguimiento, la comunicación y —si es necesario— la coordinación del proceso de reclamación de la deuda, siempre dentro del marco que establece la Ley de Propiedad Horizontal.
En este artículo te explicamos qué puede hacer exactamente un administrador de fincas cuando hay vecinos morosos, cómo actúa legalmente y cuál es su papel para mantener el equilibrio económico de la comunidad.
¿Qué hace un administrador de fincas ante los impagos?
Una de las funciones principales del administrador de fincas es mantener al día la contabilidad de la comunidad. Esto le permite detectar con rapidez cualquier cuota impagada o derrama pendiente. Cuando identifica un impago, el primer paso suele ser el envío de un requerimiento amistoso: una comunicación formal donde se informa al propietario del saldo deudor y se le invita a regularizarlo cuanto antes.
Si tras ese primer contacto el impago persiste, el administrador pone en conocimiento de la junta de propietarios la situación. Es él quien informa del estado de la deuda, orienta sobre las posibles vías legales y propone los pasos a seguir. No obstante, no puede actuar judicialmente por su cuenta: cualquier acción debe estar aprobada por la comunidad en junta.
En caso de que se opte por reclamar la deuda por la vía legal, el administrador de fincas colabora con el abogado y el presidente de la comunidad. Se encarga de emitir el certificado de deuda, convocar la junta extraordinaria y recopilar toda la documentación necesaria para iniciar el proceso judicial.
Funciones del administrador de fincas para prevenir la morosidad
Más allá de actuar una vez aparece la deuda, el administrador de fincas también desempeña un papel fundamental en la prevención de la morosidad. Su gestión puede evitar muchos conflictos si se aplican buenas prácticas desde el inicio. Entre ellas, destacan:
- Control del presupuesto y de previsiones: El administrador elabora presupuestos realistas e incluye partidas destinadas a hacer frente a posibles impagos, evitando tensiones de tesorería.
- Revisión de recibos y cuotas: Realiza un seguimiento periódico de las domiciliaciones, detectando errores a tiempo y evitando que haya cargos indebidos que motiven impagos.
- Comunicación clara y constante: Publica el estado de cuentas, convoca reuniones y resuelve dudas, generando confianza y transparencia entre los vecinos.
- Fomento del cumplimiento de las obligaciones: Recuerda a los propietarios, tanto en actas como en comunicaciones, que el pago de las cuotas es obligatorio y que el impago repercute en la calidad de vida de todos.
- Cultura de comunidad responsable: A través de su trabajo diario, el administrador puede inculcar una gestión más comprometida, ayudando a que los propietarios entiendan el impacto de sus acciones.
Reclamación judicial: ¿qué puede hacer un administrador de fincas?
Cuando la vía amistosa se agota, el administrador de fincas puede iniciar —siempre con autorización de la comunidad— el procedimiento judicial previsto en el artículo 21 de la Ley de Propiedad Horizontal.
El proceso comienza con la emisión de un certificado de deuda, firmado por el administrador con el visto bueno del presidente. Este documento acredita de forma oficial el importe adeudado. A continuación, se convoca una junta extraordinaria en la que la comunidad debe votar la aprobación de la reclamación judicial.
Una vez autorizada, el administrador colabora con el abogado y el procurador facilitando toda la información necesaria: datos del propietario, estado de la deuda, notificaciones previas, etc. Aunque no redacta la demanda ni representa legalmente a la comunidad, sí se encarga del seguimiento del proceso y de mantener informados a los vecinos en todo momento.
Cabe destacar que, aunque no es obligatorio contar con un administrador para emprender este tipo de acciones, su presencia profesionaliza el procedimiento y evita errores que podrían retrasar o dificultar la recuperación de la deuda.
¿Puede el administrador de fincas actuar contra los morosos sin autorización?
No, el administrador de fincas no puede actuar por su cuenta contra un propietario moroso. Toda acción legal requiere la aprobación expresa de la comunidad en junta, así como el respaldo del presidente. El administrador tiene un papel técnico y ejecutivo, pero no puede tomar decisiones unilaterales en nombre de los propietarios.
Su función es garantizar que todo el proceso, tanto en la vía amistosa como en la judicial, se realice conforme a la normativa vigente y de forma eficaz, pero siempre dentro de los límites que establece la comunidad.
Una figura de autoridad ante los morosos de la comunidad
En una comunidad donde existen impagos, el administrador de fincas es una figura imprescindible para proteger el equilibrio financiero y el buen funcionamiento del edificio. Su labor combina la prevención, el control contable, la mediación y, llegado el caso, la coordinación de procesos legales.
Si en tu comunidad no contáis con esta figura, no dudes en contactar con nuestros administradores de fincas, que asistirán a tu vecindario para que casos como el impago se den lo menos posible y mejore la convivencia entre propietarios.
